El éxito de un proyecto se reduce a qué tan bien planeó su empresa el proyecto. Aquí hay un conjunto de pasos de gestión de proyectos a seguir para que pueda crear un plan de proyecto.

Ya sabes lo que dicen sobre la planificación (o la falta de ella). “Si fallas en planificar, planeas fallar”. Eso no podría ser más cierto en la gestión de proyectos.

Al administrar un proyecto, hay muchas cosas que considerar: alcance, presupuesto, cronograma del proyecto, partes interesadas, comunicación, equipo, herramientas de administración de proyectos, solicitudes de cambio, riesgos, etc. Mantener todo equilibrado para que el proyecto satisfaga todos los requisitos requiere un plan de juego.

En esta guía, analizaremos qué es la planificación de proyectos, los pasos a seguir, algunas de las mejores prácticas para elaborar un cronograma de actividades de un proyecto y las diversas herramientas que puede utilizar para crear un plan de proyecto.

  1. ¿Qué es la gestión o planificación de proyectos?

La gestión de proyectos es el proceso de gestionar un proyecto de principio a fin. Incluye iniciar, planificar, ejecutar y cerrar el proyecto. Un gerente de proyecto debe cuidar todos los recursos y las personas involucradas para completar con éxito el proyecto.

Las actividades que deben realizarse para cualquier proyecto dado se clasifican en dos categorías: actividades rutinarias y actividades no rutinarias. Las actividades rutinarias son aquellas que se pueden realizar sin mucho esfuerzo o tiempo, cómo revisar el correo electrónico o hacer llamadas telefónicas. 

Las actividades no rutinarias son aquellas que requieren más tiempo y esfuerzo, como reunirse con las partes interesadas o actualizar los informes.

Un cronograma es una herramienta que le permite programar las tareas rutinarias y no rutinarias de sus proyectos en una cuadrícula de calendario para una fácil visualización de cuánto tiempo requiere cada tarea.

  1. Cómo tener éxito en la planificación de proyectos

Un plan de proyecto puede hacer o deshacer un proyecto. Un plan bien pensado guiará a los equipos de principio a fin, mientras que uno hecho al azar puede generar confusión, pérdida de tiempo y recursos y un gran dolor de cabeza en el futuro.

A continuación, describimos un conjunto de pasos de gestión de proyectos a seguir para que pueda crear un plan que incorpore todos los componentes esenciales.

  1. Identificación de partes interesadas y entrevistas

Cualquier persona afectada por el proyecto es una parte interesada. Esto puede incluir a los patrocinadores del proyecto, los usuarios finales del producto, los clientes que utilizarán o recibirán los entregables, el director del proyecto y el equipo del proyecto.

  1. Cómo poner en práctica la identificación de las partes interesadas

Determine las necesidades y expectativas de las partes interesadas: de la misma manera que debe realizar un estudio de factibilidad para crear una propuesta de proyecto creíble, debe reunirse con las partes interesadas para comprender lo que necesitan o esperan del proyecto. 

A partir de ahí, descubra los beneficios subyacentes de sus requisitos. Las propuestas de proyectos se seleccionan durante el proceso de admisión de proyectos; es importante considerar completamente las necesidades de las partes interesadas para avanzar más allá de esta fase.

  1. Establezca líneas de base

Priorice los beneficios y etiquete las expectativas irrelevantes como «baja prioridad». Una vez que se hayan determinado las prioridades, estará listo para establecer las líneas base del alcance, el presupuesto y el cronograma. 

Sus objetivos en su declaración de trabajo deben indicar claramente los límites del alcance del proyecto, es decir, qué entregables están dentro o fuera del alcance.

  1. Establecimiento de metas del proyecto

Establecer objetivos de proyecto claros y concisos es uno de los principios de gestión de proyectos más importantes por los que viven los gerentes de proyectos. Esto se debe a que los objetivos ambiguos pueden malinterpretarse fácilmente, lo que puede hacer que todo el proyecto fracase.

  1. Cómo poner en práctica el establecimiento de objetivos del proyecto
  • Priorice los objetivos: haga una lista de las necesidades y expectativas de los interesados ​​y clasifíquelas según su prioridad, es decir, cuáles son más importantes o urgentes. De su lista, cree objetivos que sean INTELIGENTES (específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración determinada).
  • Registre los objetivos del proyecto: incluya las necesidades de las partes interesadas que cada objetivo pretende abordar.
  1. Identificación de entregables

A continuación, determine los entregables específicos o el resultado que se espera del proyecto. Tus entregables deben coincidir con los objetivos que has establecido en el paso anterior.

  1. Cómo poner en práctica la identificación de entregables

Estime las fechas de vencimiento de los entregables: cree una lista de entregables, sus fechas de vencimiento estimadas y cómo planea entregar cada uno.

Identifique quién es responsable de los entregables: escriba quién recibirá cada entregable del lado del cliente.

  1. Mapeo del cronograma del proyecto

Para crear el cronograma del proyecto, defina las tareas necesarias para lograr cada entregable y cuánto tiempo tomará completar cada tarea en la lista. Use hitos para dividir el proyecto en etapas más manejables.

  1. Cómo poner en práctica el mapeo del cronograma del proyecto

Cree una lista de tareas detallada para cada entregable: escriba la cantidad de horas o días necesarios para completar cada tarea y el empleado responsable de la misma.

Verifique las dependencias: ¿Hay dependencias de tareas para realizar un seguimiento? 

Los diagramas de Gantt pueden ayudarlo a detectar dependencias de un vistazo.

Involucre a su equipo y pídales su opinión: aproveche la experiencia y los conocimientos de su equipo. Son las mejores personas para solicitar información sobre cómo se realizan ciertas tareas, cuánto tiempo lleva cada tarea y quién puede realizarla mejor.

  1. Elaboración de planes complementarios

Además del plan principal del proyecto, es posible que se necesiten planes complementarios como parte del proceso de planificación. No tienen que crearse como documentos individuales y pueden incluirse en el plan principal.

Ejemplos de planes complementarios

  • Plan de gestión de riesgos: describe cómo pretende abordar o mitigar los riesgos conocidos y desconocidos, como las próximas vacaciones o la posibilidad de que las piezas no se entreguen a tiempo.
  • Plan de recursos humanos: Esto detalla cómo equilibrará la disponibilidad de recursos y los requisitos de habilidades.
  • Plan financiero: este plan brinda información sobre cómo se manejarán los aspectos financieros del proyecto, como la gestión de costos, la elaboración de presupuestos, las adquisiciones y la contratación de proveedores.
  • Plan de comunicaciones: describe cómo se comunicarán las actualizaciones del proyecto y otra información a las partes interesadas, cuándo y en qué formato.
  • Plan de gestión de la calidad: Determina los lineamientos, criterios, procedimientos, autoridades y responsabilidades de la calidad del proyecto.
  • Plan de control de cambios: describe cómo se gestionarán las solicitudes de cambio que afectarán el alcance, el tiempo, el presupuesto y la calidad del proyecto, así como la forma de integrar los cambios aprobados.
  • Una vez que su plan esté listo, el siguiente paso es obtener la aprobación de las principales partes interesadas y compartirlo con el resto del equipo.