¿Sabes qué es un portal del empleado y todo lo que puede hacer por tu empresa? Al igual que el entorno virtual de aprendizaje y las plataformas LMS, los portales del empleado son muy populares en el sector corporativo. 

No podría ser de otro modo, un portal del empleado puede facilitar los trámites complejos, ahorrar papeleo y hasta evitar errores administrativos dentro de una empresa.

Sin embargo, muchas compañías cometen el error de implementar uno sin considerar las características del software que usarán, lo cual se traduce en pérdidas de tiempo y dinero. 

¿Quieres evitar estos errores e implementar el portal del empleado correcto para tu proyecto? Entonces, sigue leyendo, pues te mostraremos diez funcionalidades que todo portal del empleado debe tener para ser el indicado.

¿Qué es un portal del empleado?

Un portal del empleado es un tipo de plataforma web diseñada para establecer canales internos de comunicación entre una empresa y sus trabajadores, así como para gestionar procesos relacionados con la administración del personal y sus distintos departamentos.

Por lo general, el portal del empleado está muy relacionado con el área de RRHH, y suele ser administrado por este departamento en cada compañía.

En ese sentido, un portal del empleado funciona como un centro de control que automatiza la gestión de tareas y procesos de RRHH que podrían ser complejos para grandes empresas; y, a la vez, opera como un espacio para la interacción entre los distintos departamentos de una compañía y sus empleados.

De ese modo, los portales del empleado pueden ahorrar mucho tiempo y dinero a una organización, puesto que eliminan procesos innecesarios y agilizan trámites internos que se demorarían mucho más a través de otros canales.

Por eso, implementar un portal del empleado se ha convertido en la prioridad de muchas grandes empresas. No obstante, hacerlo no es tan sencillo como elegir el primero que aparezca, ya que la plataforma debe tener un conjunto de características muy específicas para ser realmente útil.

Qué es un portal del empleado
Fuente: Canva

¿Cuáles son las características que todo portal del empleado debe tener?

Si estás considerando implementar un portal del empleado en tu negocio o empresa, asegúrate de que tenga las siguientes características:

1. Es fácil de usar

Un portal del empleado funcional es fácil de usar tanto para los que lo administran, como para los empleados que lo utilizan. Al fin y al cabo, está pensado para simplificar procesos y trámites, no para hacerlos más complicados.

Portal del empleado y sus facilidades
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2. Está diseñado con el empleado en mente

Como plataforma, un portal del empleado debe estar orientado al trabajador y su experiencia. En este aspecto, debe permitir que los empleados accedan a recursos críticos para realizar su trabajo, que contacten con miembros del departamento de RRHH en caso de que lo necesiten, y de que realicen trámites laborales internos sin complicaciones.

Portal del empleado y la experiencia de usuario
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3. Tiene compatibilidad multidispositivo

En la actualidad, los móviles inteligentes tienen un rol tan importante como los computadores. Por ende, conviene que el portal del empleado que elijas sea compatible con todo tipo de dispositivos

De esta manera, te asegurarás de que sus funcionalidades y su contenido son accesibles para tus empleados, aun si usan sus móviles o sus tablets.

Portal del empleado y compatibilidad multidispodisitivo
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4. Permite la descarga de documentos

El portal del empleado que implementes tiene que permitir la descarga de documentos, pues su utilidad dependerá —a menudo— de esta funcionalidad. Considera que, en la mayoría de los casos, las nominas y otros documentos se comparten exclusivamente a través del portal del empleado, así que será esencial que tus trabajadores puedan utilizarlo para descargarlos.

Descargas en el portal del empleado
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5. Es un entorno personalizable

Tu portal del empleado debe tener una apariencia que refleje la identidad corporativa de tu empresa. De manera que, necesitarás un portal del empleado personalizable, con suficientes opciones para adaptar su diseño al de tu compañía. 

Portal del empleado personalizable
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6. Es una plataforma segura

La seguridad es indispensable en el portal del empleado que implementes, ya que a través de esta plataforma tu compañía compartirá de manera regular contenido delicado. 

Al fin y al cabo, no quieres que las contraseñas, los datos bancarios o los documentos internos de tu empresa acaben en manos ajenas.

Portal del empleado seguridad
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7. Garantiza la privacidad de los datos de los empleados

Un portal del empleado tiene que garantizar la privacidad de todos los datos que se alojan en su plataforma. Para esto, debe tener un software sólido y seguro, debidamente preparado y actualizado para evitar vulnerabilidades o brechas en su privacidad.

Portal del empleado y privacidad
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8. Es un software flexible y escalable 

Tu empresa no para de crecer. En consecuencia, el portal del empleado que implementes tendrá que ser capaz de adaptarse a este crecimiento, incorporar funcionalidades cuando sea necesario y escalar junto al negocio.

Por ende, asegúrate de buscar un software que tenga suficiente versatilidad.

Escalabilidad del portal del empleado
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9. Permite la autogestión

La autogestión es una característica que no le puede faltar a tu portal del empleado. Esto es algo que destaca Dovetail, una empresa especializa en software de gestión de RRHH, en su sitio web.

Como podrás imaginar, para las empresas muy grandes, la gestión administrativa de cientos o miles de empleados es muy costosa. Lo que hace un portal del empleado para remediar este gasto de tiempo y dinero, es permitir que sean los mismos trabajadores quienes gestionen sus trámites. De ahí que, la autogestión sea una funcionalidad tan crucial.

Al igual que ocurre con las mejores plataformas de e-learning, los portales del empleado más completos y útiles son autogestinoables.

Autogestión del portal del empleado
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10. Debe permitir la creación de espacios especiales para equipos y departamentos

Como plataforma, todo portal del empleado debería permitir que desarrolles fácilmente espacios nuevos para gestionar, vincular o monitorear departamentos particulares, proyectos o equipos de trabajo.

OnSemble, una compañía especializada en este tipo de plataformas, señala en su sitio que esta es una de las características más cruciales de todo portal del empleado; ya que permitirá organizar todavía más la administración dentro de una compañía, sobre todo si esta es muy grande.

Si antes no tenías muy claro que necesitarías en un portal del empleado, ahora debes tener una idea más definida al respecto. Eso quiere decir que puedes comenzar a buscar una plataforma que se ajuste a lo que tu empresa necesita. 

Recuerda, para que el portal del empleado funcione, debe enfocarse en facilitar las gestiones internas de tu compañía y en garantizar una comunicación efectiva entre empresa y trabajador. Estamos seguros de que conseguirás implementar un portal que sea tan útil, como amigable.