Document Management Software o software de gestión de documentos es aquel que ayuda a administrar el flujo de documentos entre personas, departamentos y organizaciones. Puede ayudar a reducir el tiempo y el costo de administrar documentos al automatizar muchas tareas.

Es un sistema de programas, aplicaciones y servicios que ayudan en el almacenamiento, recuperación y gestión de la información. Brinda la capacidad de almacenar grandes volúmenes de datos en un solo lugar, lo que facilita la búsqueda de documentos cuando se necesitan.

El uso de software de gestión documental ha aumentado drásticamente durante la última década debido a sus múltiples beneficios: ayuda a las empresas a ahorrar tiempo al organizar sus sistemas de manera más eficiente; reduce el uso de papel; y permite a las empresas administrar mejor sus recursos humanos al integrar la nómina y los registros de personal dentro del sistema.

El software de gestión de documentos hace que la excavación a través de los archivadores sea obsoleta. El software también brinda seguridad para su papeleo más importante y brinda a sus empleados la flexibilidad de acceder y colaborar en archivos desde cualquier lugar.

Atrás quedaron los días de tener que rastrear el papeleo en archivadores físicos. 

  1. El top 3 de los mejores software de gestión de documentos
    1. M-Files

M-Files nos da algunos indicios acerca de lo que será el futuro de la gestión de documentos. El software se sirve de las tecnologías de Inteligencia Artificial, a fin de automatizar muchos de los procesos de las organizaciones.

Al cargar contenidos en M-Files, la misma plataforma los clasifica de manera automática, organizando los datos de acuerdo a su origen, sin quedarse sólo en almacenarlos. Adicionalmente, al estar conectado a su red de IA, protege toda la información.

Otro beneficio de M-Files es que brinda soluciones concretas, esenciales de la industria. Algunos sectores populares a los que prestan servicios incluyen:

  • Financieros
  • Construcción e ingeniería
  • Petróleo y gas
  • Bienes raíces
  • Fabricación
  • Servicios profesionales

M-Files es excelente para equipos más grandes que necesitan acceder a documentos en diferentes momentos. Si alguien de su personal necesita un archivo que otro colega cargó y guardó, no necesitará buscar en diferentes carpetas para ver cómo se guardó el documento.

Con la tecnología de inteligencia artificial, todo lo que necesita saber es qué tipo de documento está buscando. Luego, puede organizar el contenido según criterios como el título del proyecto, el autor, el cliente o la fecha de vencimiento.

Detecta automáticamente el contenido duplicado y actualiza el documento más reciente a un solo archivo. De esta manera, siempre sabrá que está viendo o trabajando con la última versión.

Con M-Files, puede almacenar una amplia gama de tipos de documentos, incluidos los correos electrónicos. El software también le permite colaborar con usuarios externos que no tienen M-Files. Ese contenido se puede compartir como un enlace seguro.

M-Files también ofrece almacenamiento en la nube, almacenamiento en el sitio y soluciones de almacenamiento híbrido.

Puede probar M-Files gratis durante 30 días, pero el precio de M-Files no aparece en su sitio web. Debe ponerse en contacto con su equipo de ventas para solicitar una solución personalizada.

  1. Templafy

Templafy es una solución de software de recursos humanos basada en la nube que ayuda a las empresas a administrar sus recursos humanos. Ayuda con la nómina, HRIS, programación, incorporación de empleados y más.

Templafy es una innovadora solución de software de recursos humanos basada en la nube que ayuda a las empresas a administrar sus recursos humanos. Ofrece un conjunto de funciones que incluye nómina, HRIS, programación, incorporación de empleados y más. 

Eso significa que su equipo de marketing no necesita ver documentos que sólo son relevantes para la contabilidad, etc.

Templafy elimina la necesidad de crear un nuevo documento en una nueva plataforma al brindar a los usuarios la capacidad de crear y editar contenido nuevo directamente dentro del sistema.

Puede integrar Templafy con Microsoft Office 365, G-Suite y otras plataformas que usa para administrar su negocio a diario. Incluso puede integrar Templafy con soluciones CRM como Salesforce o Microsoft Dynamics.

La seguridad es otro de los principales beneficios de usar Templafy. Usted y su equipo pueden almacenar y acceder de forma segura al contenido desde cualquier lugar, utilizando cualquier dispositivo, ya sea que esté en línea o no.

Como la mayoría del software empresarial, Templafy ofrece soluciones personalizadas para cada empresa en particular. Por lo tanto, no enumeran ningún precio en línea. Puede probar Templafy de forma gratuita antes de comprometerse con un contrato comunicándose con su equipo de ventas.

  1. eFile Cabinet

Las soluciones de gestión de documentos se han convertido en una necesidad en la era de la digitalización. Estos programas de software pueden ahorrar tiempo y dinero a las personas ayudándolas a organizar datos y archivos, así como a identificar información importante. 

eFileCabinet es una de las mejores soluciones del mercado porque es asequible, fácil de usar y directo.

Su solución lo ayuda a mantenerse organizado sin importar cuántos documentos y archivos tenga.

Puede buscar documentos o localizarlos según plantillas de carpetas o nombres de archivo predefinidos. eFileCabinet también mantiene una cartera de sus documentos más utilizados para un acceso rápido.

Se puede acceder a todos sus documentos desde cualquier lugar con un navegador web o una aplicación móvil. Use su teléfono o dispositivo móvil para cargar directamente también. eFileCabinet también le permite firmar contratos.

eFileCabinet tiene solicitudes y uso compartido de archivos encriptados, autenticación de dos factores y permisos basados ​​en funciones. Incluso puede configurar la autenticación basada en IP o ubicación.

El software se integra con servicios populares de terceros como DocuSign, Salesforce y Microsoft Office.

Tiene un costo que va desde un servicio básico por 15 dólares mensuales por 25 GB de almacenamiento hasta el ilimitado con un precio de 199 dólares.

Todos los precios se enumeran por usuario y se facturan anualmente. Una vez que actualice del plan Starter a Advantage, deberá pagar por un mínimo de tres usuarios.

Con eFileCabinet, puede elegir si desea su almacenamiento en el sitio o en la nube. Prefiero el almacenamiento en la nube. Pero también hay ventajas en las instalaciones. Haz clic aquí para obtener más información e inscribirse en eFileCabinet hoy.