El Document Management Software, también conocido como software de gestión de documentos, desempeña un papel fundamental en la administración eficiente del flujo de documentos entre personas, departamentos y organizaciones. Su principal objetivo es reducir tanto el tiempo como el costo asociados con la gestión de documentos, al automatizar una amplia gama de tareas.

M-Files, uno de los líderes en este campo, nos muestra cómo será el futuro de la gestión documental. Aprovechando tecnologías de Inteligencia Artificial, este software automatiza muchos de los procesos de las organizaciones, brindando soluciones concretas y esenciales para diversos sectores, como el financiero, la construcción e ingeniería, el petróleo y gas, bienes raíces, la fabricación y los servicios profesionales.

Al cargar contenidos en M-Files, la plataforma clasifica automáticamente los datos según su origen, trascendiendo la simple tarea de almacenamiento. Además, gracias a su integración con una red de IA, se garantiza la seguridad de toda la información.

Una de las características destacadas de M-Files es su capacidad para facilitar el acceso a documentos en diferentes momentos, especialmente para equipos más grandes. Si algún miembro del personal necesita acceder a un archivo que fue cargado y guardado por otro colega, no tendrá que buscar en distintas carpetas para encontrarlo. Mediante la tecnología de inteligencia artificial, solo será necesario saber qué tipo de documento se busca, y el contenido se organizará según criterios como el título del proyecto, el autor, el cliente o la fecha de vencimiento.

Además, M-Files detecta automáticamente el contenido duplicado y actualiza el documento más reciente en un solo archivo, asegurando que siempre se esté trabajando con la versión más actualizada.

Este software permite almacenar diversos tipos de documentos, incluyendo correos electrónicos, y brinda la posibilidad de colaborar con usuarios externos que no utilizan M-Files, compartiendo el contenido a través de enlaces seguros.

M-Files ofrece opciones de almacenamiento en la nube, almacenamiento en el sitio y soluciones de almacenamiento híbrido, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa. Si estás interesado en probar M-Files, puedes acceder a una prueba gratuita de 30 días y solicitar una solución personalizada contactando al equipo de ventas.

Templafy: Simplifica la Administración de Recursos Humanos en la Nube

La gestión eficiente de los recursos humanos es esencial para cualquier empresa, y el Document Management Software puede ser de gran ayuda en esta área. Templafy, una solución basada en la nube, se destaca por su innovación y facilidad de uso.

Templafy ofrece una amplia gama de funciones relacionadas con recursos humanos, incluyendo la nómina, HRIS, programación, incorporación de empleados y más. Al utilizar esta plataforma, tu equipo de marketing, por ejemplo, no tendrá que lidiar con documentos que solo son relevantes para el departamento de contabilidad u otras áreas específicas.

Una de las ventajas clave de Templafy es que permite a los usuarios crear y editar contenido nuevo directamente dentro del sistema, eliminando así la necesidad de utilizar plataformas separadas para cada tipo de documento.

Este software se integra con herramientas populares como Microsoft Office 365, G-Suite y otras plataformas utilizadas para la gestión diaria del negocio. Además, es compatible con soluciones CRM como Salesforce o Microsoft Dynamics.

La seguridad es otro aspecto destacado de Templafy, ya que permite almacenar y acceder al contenido de manera segura desde cualquier lugar y dispositivo, incluso sin conexión a internet. Templafy ofrece soluciones personalizadas para cada empresa en particular, por lo que los precios no se encuentran listados en línea. Para conocer más detalles y acceder a una prueba gratuita, es necesario contactar al equipo de ventas de Templafy.

eFile Cabinet: Organización y Acceso Rápido a tus Documentos

En la era de la digitalización, las soluciones de gestión de documentos se han convertido en una necesidad para ahorrar tiempo y dinero al organizar datos y archivos, así como identificar información importante. eFileCabinet se destaca como una de las mejores soluciones del mercado, gracias a su accesibilidad, facilidad de uso y enfoque directo.

eFileCabinet te ayuda a mantener la organización, sin importar la cantidad de documentos y archivos que tengas. Puedes buscar documentos o localizarlos utilizando plantillas de carpetas o nombres de archivo predefinidos. Además, eFileCabinet guarda una selección de los documentos más utilizados para acceder rápidamente a ellos.

Todos tus documentos estarán disponibles desde cualquier lugar a través de un navegador web o una aplicación móvil. Incluso podrás cargar documentos directamente desde tu teléfono o dispositivo móvil. eFileCabinet también ofrece la opción de firmar contratos electrónicamente.

En cuanto a la seguridad, eFileCabinet cuenta con solicitudes y uso compartido de archivos encriptados, autenticación de dos factores y permisos basados en roles. Además, puedes configurar la autenticación basada en IP o ubicación. El software se integra con servicios populares de terceros como DocuSign, Salesforce y Microsoft Office.

eFileCabinet ofrece distintos planes con precios que van desde $15 mensuales por 25 GB de almacenamiento en su servicio básico hasta un plan ilimitado por $199. Los precios se basan en una facturación anual y se enumeran por usuario. Si eliges el plan Advantage, es necesario contratar un mínimo de tres usuarios.

Este software te brinda la opción de elegir entre almacenamiento en la nube o en el sitio. Si bien personalmente recomiendo el almacenamiento en la nube, también existen ventajas en la instalación local. Si deseas obtener más información y registrarte en eFileCabinet, haz clic aquí.

Con estos tres destacados software de gestión de documentos, M-Files, Templafy y eFileCabinet, podrás optimizar tu flujo de trabajo, reducir costos y ahorrar tiempo. Cada uno ofrece características únicas, por lo que es importante evaluar cuál se adapta mejor a las necesidades específicas de tu empresa. ¡Comienza a aprovechar al máximo tus documentos y mejora tu productividad hoy mismo!