Toda empresa, cualquiera sea su rubro, tiene la necesidad de adaptarse a los cambios continuos y permanentes que se dan en el entorno dentro del cual compiten. Para esto, es fundamental contar con cierta flexibilidad empresarial y confiar en que los trabajadores que forman parte de la organización serán capaces de afrontar los desafíos. 

Es en tal contexto que una matriz de polivalencia resulta esencial, incluso indispensable para enfrentar crisis y modificaciones en el mercado con la frente en alto, sin el temor ni la ansiedad que suelen acompañar a estas experiencias. 

A su vez, es muy posible que haya varios individuos que aún no estén familiarizados con este concepto. Por eso, el presente artículo se enfoca en brindarle al lector un panorama completo sobre qué es una matriz de polivalencia y qué ventajas implica.

Matriz de polivalencia: definición y objetivos

Para comenzar, hay que hablar del término “polivalente”. El diccionario de la RAE lo describe de manera muy concisa como aquello “que vale para muchas cosas”. Una definición breve, pero que va directo al grano y, por ende, es más que eficiente.

Entonces, en el ámbito laboral, la polivalencia refiere a la capacidad que tiene un individuo, un empleado, de realizar y de destacarse en diferentes funciones o tareas. Se vincula a cierta versatilidad, el tener un conjunto de habilidades que—como su definición lo indica—“vale para muchas cosas”. 

Por ende, la matriz de polivalencia es precisamente eso; es una de las claves para la supervivencia de las compañías y consiste en medir y evaluar dicho nivel de versatilidad en los equipos. Qué skills poseen los empleados, cuánto tiempo se demoran en la realización de cada tarea, entre otras preguntas son las que aparecerían en una examinación del desempeño.

Sin embargo, antes de siquiera llegar a ese paso, uno podría plantearse la siguiente interrogante: ¿Para qué sirve? En otras palabras, es importante conocer el objetivo o propósito de dicho proceso antes de tomar la decisión de implementarlo.

La realidad es que una matriz de polivalencia puede aportar un montón de información. Su principal objetivo o propósito es el de determinar la relación existente entre los requisitos para un puesto laboral y las capacidades del equipo. Así, es posible saber si los trabajadores en cuestión están realmente capacitados o no para cubrir un puesto, diferente al suyo habitual.

Nos ayuda a ver o reconocer qué personas están en condiciones para salir de su área de confort, y cuáles no. Pasaremos a las ventajas a continuación, pero claramente dicho proceso sirve para organizar y manejar una empresa de forma correcta, cumpliendo con los objetivos obteniendo resultados excepcionales.

Además, en el caso de que un empleado se haya dado de baja, haya renunciado, o cualquier otra situación similar, la matriz de polivalencia otorga los datos justos y necesarios para establecer qué empleado podría llevar a cabo sus tareas por el tiempo que se requiera, hasta que se pueda encontrar una solución más permanente.

Cabe destacar, a su vez, qué hay que hacer para elaborar una matriz como esta. No debería resultar intimidante, ya que se trata de un asunto más sencillo de lo que parece. Es primordial, primero que nada, tener una base de datos de los miembros de la empresa. Luego, hay que llevar a cabo un análisis de los puestos de trabajo, detallando las funciones, las tareas y la formación que se pide para realizarlo. Si uno quiere probar con este método y calcular la matriz global de la organización en su totalidad parece demasiado, se puede hacer perfectamente por departamentos o secciones. Qué tan abarcativo debería ser dependerá exclusivamente de las demandas de la empresa y la cantidad de empleados presente.

Matriz de polivalencia: ventajas

Ahora sí, llegó el momento tan esperado de explorar los beneficios que aporta una matriz de polivalencia. Son muchísimos como para enumerar cada uno de ellos, pero a continuación hemos confeccionado una lista que da un pantallazo general, el cual seguro nos convencerá en ejecutar este proceso tan valioso y sustancial.

  • Agiliza el ritmo de trabajo: al poner a empleados a realizar las tareas que pueden efectuar sin ninguna dificultar, no se pierde nada de tiempo, sino que se agiliza y hace frente a imprevistos o periodos de vacaciones.
  • Posibilita un mayor contacto con los empleados: esta matriz contribuye, además, a comprender más a las personas con las que trabajamos. Eso nos permite desarrollar un vínculo más estrecho y generar un buen clima laboral, agradable, donde cada individuo se sienta escuchado y satisfecho. Además de trabajar con la más pura motivación, también estarán ubicados en determinadas labores donde se destacarán al sacar a luz todo su potencial. 
  • Ayuda en la toma de decisiones: incluso las personas más confiadas y seguras a veces vacilan frente decisiones importantes, pero con una matriz de polivalencia eso pasa a ser un problema del pasado. Hace que tomar decisiones sea más simple y hasta espontáneo, pero con respuestas acertadas. Nos indica cuándo tendríamos que elaborar planes de formación en la empresa para los trabajadores o equipos que lo necesiten. 
  • Nos permite desarrollar una plantilla versátil y muy flexible. 

Matriz de polivalencia: conclusiones

Con una matriz de polivalencia te aseguramos que todo cambiará de forma positiva. Para resumir, conocerás el estado actual de la planilla en cuanto a capacidad o polivalencia; verás mejoras en la eficiencia y flexibilidad productiva de la organización; tendrás equipos envidiables por la competencia; te encontrarás con un centenar de herramientas para la identificación de necesidades formativas o la capacitación de los trabajadores; habrá orientación, propósito y motivación, además de mayor empleabilidad; podrás desarrollar nuevos roles profesionales; entre muchas cosas más.

A modo de cierre, es posible afirmar que recurrir a una matriz como esta es una gran idea para llevar a nuestra empresa al siguiente nivel. Entonces, ¿qué estás esperando? Es comprensible que probar algo nuevo da cierta preocupación al principio, pero con esta situación en particular no hay nada que perder. Al contrario, los beneficios, como ya hemos visto, son numerosos. ¡Manos a la obra!