En la actualidad, contar con un Learning Management System ya no es negociable. Sobre todo si quieres que tu equipo esté preparado para responder a los desafíos que surgen diariamente. 

Recuerda que las habilidades que no se potencian, eventualmente, terminan debilitándose. Esto no solo deteriora el perfil profesional de tu equipo, también complica los resultados del área. De hecho, sin un Learning Management System es muy probable que los objetivos demoren más tiempo en alcanzarse.

Pero, ¿qué más le puede ofrecer un Learning Management System a tu empresa? En esta nota, te contaremos todo lo que necesitas saber sobre este servicio: funciones, beneficios y desventajas de contratar una plataforma de LMS. 

¿Qué es un Learning Management System? 

Si traducimos el término “Learning Management System” al español, encontramos que este se refiere a un Sistema de Gestión de Aprendizaje. Sin embargo, para comprender a profundidad de qué trata este concepto, debemos profundizar un poco más. 

La página oficial de SAP nos comparte la siguiente definición de Learning Management System (LMS): “software que provee a las organizaciones un espacio para llevar a cabo todos los aspectos del proceso de aprendizaje”. 

Cabe destacar que un Learning Management System funciona exclusivamente en un entorno virtual. Es decir, los profesionales pueden acceder a este espacio a través de sus dispositivos tecnológicos: laptop, computadora o celular, en cualquier momento.  

Además de ello, en un artículo del blog de Randstad (consultora de Recursos Humanos) los expertos afirman que un Sistema de Gestión de Aprendizaje “permite administrar, distribuir y evaluar actividades de formación programadas dentro de un proceso de enseñanza en línea o e-learning”.

En resumen, para responder qué es un Learning Management System, hay que considerar que se trata de un sistema diseñado para simplificar la gestión de contenidos educativos en gran medida. Así, es posible garantizar que el aprendizaje de los colaboradores sea efectivo.

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¿Cuáles son las funciones de un Learning Management System?

Aunque existen diversos Learning Management System las funciones de cada uno, de forma general, siempre son similares.

Un buen LMS debería ofrecer soluciones a las necesidades de cada empresa de forma eficiente. En otras palabras, lo correcto es que el software que adquieras para capacitar a tu equipo responda a los objetivos que quieres cumplir en el tiempo. 

Entonces, ¿cuáles son las mejores plataformas de LMS? ¿Cómo identificar el mejor Learning Management System para potenciar el talento humano? Para empezar, debes buscar que cumplan con lo siguiente: 

  • Todos sus elementos deben estar interconectados. 
  • Ofrece un nivel de estandarización que permite usar el material creado las veces que sean necesarias. 
  • Cuenta con herramientas de personalización para adaptar el contenido existente a las exigencias de la empresa, o para crear el propio según los estándares de la compañía. 
  • Tienen funciones de integración con otras aplicaciones o software para consolidar todas las actividades de aprendizaje en un solo lugar. 
  • Proporciona autonomía en cada etapa del aprendizaje: los alumnos tienen la capacidad de usar la plataforma fácilmente desde que se registran. 
  • La interfaz es dinámica, visual y sencilla de usar tanto por los alumnos como por los líderes. 
  • Es compatible con dispositivos móviles. 
  • Es posible hacer evaluaciones e informes desde su plataforma. 
  • Cuenta con un panel de evaluación para monitorear el avance del equipo de trabajo. 

Estos puntos hacen de un Learning Management System la herramienta ideal para potenciar el aprendizaje de los colaboradores de forma general. Asimismo, cumplen con facilitar la gestión de los líderes en las capacitaciones. 

Recuerda que, mientras más grande sea un grupo de trabajadores, más difícil será llevar a cabo el monitoreo de los mismos. Por ende, tener un Sistema de Gestión de Aprendizaje que pueda simplificar esta tarea nunca está de más. 

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¿Cuáles son los beneficios de usar un Learning Management System?

Queda claro que, como parte de las funciones de un LMS o Learning Management System, la idea es alcanzar la mejora constante del talento humano. Sin embargo, esa no es la única ventaja de recurrir a un Sistema de Gestión de Aprendizaje para capacitar a tu equipo. 

Veamos cuáles son los beneficios principales de usar un Learning Management System hoy en día: 

1. Disminuye los costos 

Aunque a simple vista la inversión que requiere un Learning Management System puede ser alta —no olvides que algunos softwares son más asequibles que otros—, en el tiempo, el gasto inicial se ve compensado por el dinero que se puede ahorrar en todas las sesiones de capacitación presenciales. 

Por ejemplo, si la capacitación estará a cargo de los profesionales de un área en específico, es probable que tengan que dejar de lado algunas actividades para enfocarse en esta nueva actividad. Esto les resta productividad y los distrae de sus tareas diarias. Un Learning Management System solo necesita configurarse al inicio para funcionar en el futuro.

Por otro lado, si la idea es contratar a un experto para que realice la capacitación, la empresa debe incurrir en un nuevo gasto. El costo de hacer esta actividad se multiplica por el total de temas que la empresa quiera potenciar. 

Una gran ventaja de los Sistemas de Gestión de Aprendizaje es que puedes incluir diversos contenidos desde un solo lugar sin aumentar el costo que pagas mensualmente. 

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2. Facilita la organización del material

Si tu objetivo es capacitar a tu equipo en diversos aspectos —habilidades blandas, finanzas, tech, etc—, seguramente estás al tanto de que debes crear mucho material para ello. O, por el contrario, sabes que el Learning Management System que contrates tiene que tener cursos variados con información relevante.

Hoy en día, muchos Sistemas de Gestión de Aprendizaje han logrado combinar ambas funcionalidades. Esto quiere decir que te ofrecen crear contenido propio mientras ponen a tu disposición un catálogo de cursos de diversos temas. 

Lo mejor de todo es que los LMS están diseñados para cumplir con ambas partes de manera ordenada, separando los cursos de la empresa del catálogo general de clases existentes. De esta manera, los colaboradores pueden encontrar el material que necesitan sin perderse entre tanto contenido. 

Sin duda, esta es una de las mejores formas de potenciar el talento interno de tu compañía con eficiencia. 

3. Mejora el seguimiento del equipo

¿Te ha pasado que luego de capacitar a tu equipo no sabes cómo cuantificar las mejoras? Si no conoces cuál es el impacto que tienen las capacitaciones en tu equipo, es muy difícil determinar si están sacando provecho de ellas o no. Esto te puede llevar a invertir dinero en programas que no son rentables realmente. 

Para evitar ello, gran parte de los Learning Management System cuentan con una herramienta para monitorear el avance de los colaboradores en tiempo real. También ofrecen la función de crear informes en cuestión de segundos con toda la información recopilada. 

Todo ello es clave para tomar acción una vez que el equipo esté usando la plataforma de aprendizaje online. Por ejemplo, Sistemas de Gestión de Aprendizaje como Crehana y Degreed te permiten diseñar de forma personalizada las rutas de aprendizaje para cada colaborador. Así todos tienen la posibilidad de mejorar en base a lo que necesitan. 

De igual manera, ver cómo están respondiendo los trabajadores al nuevo Learning Management System te ayudará a determinar si deben continuar con él o es mejor cambiar de proveedor. Ambos escenarios son necesarios para resguardar los recursos de la empresa. 

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4. Es flexible 

Por supuesto, uno de los beneficios sobre los Learning Management System es que son muy flexibles en términos de usabilidad. Recordemos que todos funcionan de forma virtual, así que los colaboradores pueden acceder al sistema desde cualquier dispositivo: celular, laptop o computadora. 

Además, las clases y los exámenes —así como todo el material de aprendizaje en general— están disponibles para ser realizados cuando los profesionales lo crean conveniente. A partir de ahí, los Learning Management System promueven la autonomía de cada miembro de la organización. 

La libertad para decidir en qué momento van a realizar cada tarea les permite organizarse para cumplir con el programa de capacitación sin descuidar sus actividades diarias. De este modo, el Learning Management System asegura que la productividad del área se mantenga y que los colaboradores no se saturen durante su jornada laboral.  

Como podemos ver, la autonomía que promueven los Sistemas de Gestión de Aprendizaje, son muy útiles para conservar el nivel de motivación y satisfacción del talento humano. 

5. Promueve el aprendizaje continuo

Finalmente, una de las ventajas de tener un Learning Management System es que promueve el aprendizaje continuo en los colaboradores. ¿Cómo es posible lograr esto? 

Si bien los líderes pueden construir una ruta de aprendizaje para su equipo, los LMS ofrecen una amplia variedad de material formativo sobre temas muy diversos. Además, estos catálogos de cursos están a la vista de todos los colaboradores para que puedan acceder a ellos cuando deseen. 

La amplia oferta de cursos, lejos de limitar su formación a una ruta o un camino predeterminado, contribuye a despertar el interés de los profesionales en temas que igualmente son de valor. 

En este punto, contar con un Learning Management System te ayudará a tener un equipo altamente preparado para afrontar los desafíos que se presentan en el camino. Lo mejor de todo es que, si tu equipo se anima a complementar su formación con cursos extra, no tendrás que pagar de más. La mayoría de LMS los incluyen dentro de su tarifa mensual. 

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¿Cuáles son las desventajas de usar un Learning Management System? 

Por supuesto, no podemos dejar de mencionar el aspecto negativo de contratar un Learning Management System. Aunque cada punto que mencionaremos puede variar según la plataforma que contrates, estas son las desventajas en líneas generales: 

  • Es recomendable contar con un equipo de informática para configurar el Learning Management System en un inicio. 
  • Algunos LMS tienen dificultades para gestionar las integraciones con otras aplicaciones. 
  • En ocasiones, los formatos de cursos o materiales que tienen las empresas no son compatibles con los que admite el Sistema de Gestión de Aprendizaje. 

Para contrarrestar estas desventajas, te recomendamos analizar bien qué te ofrece cada LMS antes de contratar uno. Por ejemplo, si actualmente no cuentas con profesionales que tengan conocimientos de informática, asegúrate de que el sistema sea fácil de configurar o que el servicio al cliente de la plataforma pueda ayudarte. 

Lo mismo sucede con las integraciones y los recursos que has creado previamente en tu empresa. Al evaluar las opciones de Learning Management System que se alinean con tus objetivos, debes revisar que puedas operar con normalidad con las herramientas y contenidos que tu equipo ya conoce. 

Teniendo en cuenta lo que te mencionamos anteriormente, podrás sacar el máximo provecho de cualquier Sistema de Gestión de Aprendizaje. 

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¿Deberías contratar un Learning Management System para tu empresa?

Por todo lo analizado en este artículo, consideramos que, si tienes los recursos para contratar un Learning Management System, deberías hacerlo. Contar con una plataforma de este tipo es clave para potenciar el rendimiento de tu equipo al máximo. 

Recuerda que los LMS fomentan la autonomía de los equipos de trabajo, es decir, les da la libertad de capacitarse escogiendo el momento adecuado para hacerlo sin tener que dejar de lado sus responsabilidades. Así, la productividad del área no se ve afectada por retrasos. 

Ahora bien, el propósito de contratar un Learning Management System es que los profesionales tengan todas las herramientas a su alcance sin atarse a un horario específico. Sin embargo, la flexibilidad, si no es manejada de forma correcta, puede jugar en contra de ellos mismos y, por consiguiente, de la empresa. 

Por un lado, los profesionales no llegan a potenciar sus habilidades; por otro lado, la empresa no saca provecho de los recursos invertidos. En este caso, es importante asesorar a tu equipo para que puedan aprovechar al máximo el Learning Management System. 

Por último, te recomendamos monitorear sus avances de cerca para saber si están cumpliendo con llevar los cursos que les corresponden. Lo ideal es mantenerte al tanto de su rendimiento para tomar acción frente a la inactividad o a los resultados negativos. 

¡Nos vemos en el próximo artículo!