Saber qué es una intranet y cómo funciona es, hoy en día, algo muy común. Después de todo, muchos empleados e integrantes de organizaciones y compañías no solo escuchan hablar de ellas, sino que las utilizan a diario. 

No obstante, las intranets han cambiado notablemente desde sus primeras apariciones en la década de los 90, tanto en su funcionamiento como en lo que son capaces de lograr para una organización.

Por ello, aunque muchos sepan qué es una intranet, es bastante probable que el concepto en sí sea muy distinto del que conocen, sobre todo para aquellos familiarizados con su definición y funcionamiento original.

Tanto han evolucionado, que, en la actualidad, pueden llegar a ser indispensables para organizaciones de gran tamaño. Por eso, en este post, te contaremos qué es una intranet y cómo funciona. Así podrás aprovechar su potencial para seguir impulsado tu compañía u organización.

¿Qué es una intranet?

Una intranet es una red privada implementada por una empresa u organización para su uso interno. Como apunta Staffbase, una plataforma de comunicación corporativa, esta es la definición más básica de intranet. Pero, como cabría esperar, las intranets pueden ser mucho más que esto.

De hecho, gracias a su versatilidad y adaptabilidad, pueden tener las características de un portal del empleado, las de una red social interna y hasta las de un servicio de mensajería corporativo.

Por lo tanto, más allá de la definición básica, las intranets pueden considerarse plataformas virtuales muy completas, formadas por conjuntos de aplicaciones y softwares, y alojadas en un entorno corporativo y privado.

Qué es una intranet
Fuente: Canva

¿Para qué sirve una intranet?

Las intranets sirven para abrir canales de comunicación, integración y colaboración en una organización o compañía, así como para el almacenamiento de datos privados de dicha organización y su intercambio entre sus integrantes. 

A diferencia de otras plataformas, la intranet es exclusiva de la organización que la utiliza. De esta forma, garantiza la seguridad y privacidad de sus actividades, sus documentos, y sus miembros.

Para qué sirve una intranet
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¿Cómo funciona una intranet?

Una intranet funciona como una plataforma digital que integra un conjunto de softwares, herramientas y sistemas que facilitan el trabajo, la comunicación y colaboración de los empleados de una compañía u organización. 

Por lo general, las intranets se alojan en los servidores de la organización que la emplea, aunque también es común que empresas de terceros las alojen en sus propios servidores y las mantengan por un precio.

A grandes rasgos, el funcionamiento de una intranet se parece al de una aplicación empresarial, pues, al igual que esta, es un tipo de software pensado para el uso interno de una compañía, y para mejorar aspectos como su comunicación interna y la integración de sus equipos de trabajo.

Cómo funciona una intranet
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¿Cuáles son las ventajas de usar una intranet en una organización?

Toda intranet puede aportar beneficios significativos a la organización que la implementa. De todas las ventajas de usar una intranet, destacamos las siguientes:

1. Mejora la comunicación interna

Tener una buena comunicación interna es indispensable para cualquier empresa u organización que quiera seguir creciendo y desee maximizar su rendimiento.

Cuando una empresa implementa una intranet, crea una plataforma accesible y cómoda para que sus departamentos y equipos de trabajo se comuniquen de manera sencilla.

Por eso, una de las principales ventajas de usar una intranet en una organización es que mejora la comunicación.

2. Fortalece la integración de los equipos de trabajo de la organización

Otra de las ventajas de usar una intranet en una organización es que fortalece la integración de los equipos de trabajo, pues los ayuda a comunicarse mejor, a intercambiar recursos valiosos para su trabajo y a cooperar para abordar tareas complejas.

En condiciones normales, los departamentos de una empresa tendrían muy poco contacto entre sí. Sin embargo, con una intranet, esa distancia desaparece, y los trabajadores pueden interactuar regularmente, lo cual facilita y estimula la integración.

3. Incrementa la productividad de los equipos de trabajo

Como apunta Happeo, una importante plataforma de planificación y comunicación corporativa, las intranets ayudan a mejorar la productividad de los equipos, pues agilizan procesos que podrían tomar mucho tiempo, como la comunicación entre departamentos o el intercambio de documentos importantes.

Por tanto, con una intranet, una empresa puede ahorrar tiempo a sus equipos de trabajo y optimizar su productividad en las tareas que tengan asignadas.

4. Es ideal para monitorear el rendimiento de los empleados

Para las organizaciones más grandes, realizar un seguimiento del rendimiento de sus empleados puede ser una tarea casi imposible. Una de las grandes ventajas de usar una intranet es que esta puede encargarse de ese seguimiento de manera automática y con mucha más precisión.

Después de todo, como ya vimos, las intranets a menudo incorporan muchos tipos de softwares y herramientas de terceros. Por ende, es común que incluyan funcionalidades para monitorear los aportes y avances de cada colaborador.

Aunque no lo parezca, esto puede ser algo crucial para asegurarte de que tu empresa u organización avanza al ritmo ideal, y de que cada trabajador cumple con tus estándares de rendimiento. Esta es una funcionalidad ideal si aplicas técnicas como la metodología Scrum para desarrollar proyectos complejos.

5. Guarda documentos de la organización de forma segura

De todas las ventajas de usar una intranet en una organización, esta es, sin duda, una de las más importantes. Después de todo, cada gran empresa tiene datos delicados que no querría ver comprometidos o filtrados, y con una intranet, el peligro de que se filtren es casi nulo, pues este es un sistema aislado.

Por ende, cualquier empresa que utilice una intranet puede alojar sus datos delicados dentro de esta, y darle acceso puntual a los empleados que lo requieran, sin temor a vulnerabilidades o ataques cibernéticos.

Ventajas de usar una intranet
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Si llegaste hasta aquí, debes tener mucho más claro qué es una intranet y cómo funciona, y la clase de ventajas que aporta a las organizaciones que utilizan una.

Pueden que las intranets parezcan plataformas del pasado, pero evolucionaron para mantenerse relevantes y ofrecer muchas más funcionalidades y facilidades de las que brindaban originalmente.

En consecuencia, las intranets se han convertido en plataformas cruciales para las compañías y organizaciones grandes que desean organizar eficazmente a sus colaboradores.

Ahora que sabes qué es una intranet y algunas de las ventajas de implementarla, atrévete a usarla en tu organización y sigue impulsando la colaboración, la comunicación y la productividad de tus equipos de trabajo.